Folytatjuk a hatósági ellenőrzésekről szóló cikksorozatunkat, amelyben az ingatlanközvetítő irodáknak kívánunk segítséget nyújtani abban, hogy milyen vizsgálatokra lehet számítani és hogyan lehet ezekre felkészülni. Mostani interjúnkban Balla Ákos (Balla Ingatlanhálózat) mesélt nekünk az ő irodáiknál lezajlott NAV-os ellenőrzésekről, illetve ezen kívül is sok hasznos információval látott el minket.
Hogyan zajlott a NAV-os ellenőrzés? Miket ellenőriztek a hatóságok?
Balla Ákos (Balla Ingatlanhálózat): Az elmúlt években kettő NAV ellenőrzés is érintette a cégünket. Az egyik az Újpesti Centrum áruházban, ami egy kiskereskedelmi egység, ahol az átlagosnál gyakoribb a NAV ellenőrzés. Ez egy munkaügyi ellenőrzés volt, ahol azt vizsgálták, hogy a kolléga be van-e jelentve, és amikor erről meggyőződtek, akkor el is mentek.
Illetve volt egy másik NAV látogatás is nálunk, ami során inkább a cég gazdálkodását - és egyéb részletkérdéseit - nézték át az ellenőrök. Ennél a cég szintű ellenőrzésnél amikor bejöttek az ellenőrök az egyik irodába, akkor biztos, ami biztos, lefolytattak egy munkaügyi ellenőrzést is, de utána a cégünket adminisztráló könyvelő irodában kötöttünk ki, ahol nagyon részletesen átnézték a cég pénzügyeit, megvizsgálták a telephely bejelentéseket, és a cégünk tárgyi eszközök nyilvántartását. A mi területünkön nem kell működési engedélyt kérni, de a telephelyeket ettől függetlenül a NAV-nál és a Cégbíróságon be kell jelenteni, úgyhogy ezt tudják ellenőrizni. És azt is tudják vizsgálni, hogy a pénzmosási és terrorizmus megelőzési szabályzatok megvannak-e, illetve ugyanúgy nélkülözhetetlen a Pénzkezelési szabályzat megléte. Azt nem vizsgálják, hogy a kollégák ebben ki vannak-e okítva, egyelőre elegendő volt a hatóságok számára ezen dokumentumok megléte.
Volt még olyan eset is, amikor a Pest Megyei főügyészség általános fogyasztóvédelmi eljárás keretében vizsgálta a szerződéseinket, úgyhogy arra is készülnie kell mindenkinek, hogy ha nem is helyszínen de írásban bekérhetnek tőle akár évekre visszamenőleg is szerződésmintákat vagy ÁSZF-et.
Látható tehát, hogy sokféle viszgálatnak vannak kitéve az ingatlanközvetítő irodák is, de az tény, hogy a NAV az, aki a legsűrűbben jár hozzánk, így mindenkinek fel kell készülnie arra, hogy rendben legyenek a dolgai ezzel kapcsolatban. A legfontosabb természetesen, hogy a kollégák megfelelő foglalkoztatási formában legyenek alkalmazva. Az mindenképpen szükséges, hogy a munkavállaló legalább azzal legyen tisztában, hogy hol van a munkaszerződése, ki a cég könyvelője, vagy kit kell értesíteni ellenőrzés esetén, mert a tapasztalat szerint, ha az alap dolgokat rendben találják a NAV-osok, akkor az esetek többségében gyorsan el is mennek.
Azt is érdemes tudni, hogy egy ilyen ellenőrzés alkalmával a NAV ellenőrei online kapcsolatban vannak a központban található call centerrel. Nálunk például összeszedték az irodában található összes névjegykártyát,és a NAV központtal kapcsolatot tartva egyenként ellenőrizték, hogy mindenki be van-e jelentve. Ily módon gyorsan fel tudták térképezni, hogy azok a kollégák is be vannak- e jelentve, akik éppen nem voltak az irodában.
A másik fontos dolog, hogy minden irodának és üzlethelyiségnek elő vannak írva tűzvédelmi, balesetvédelmi, munkavédelmi és érintésvédelmi szabályzatok, amiknek elég nehéz megfelelnie annak az irodának,akinek kevés a bevétele, és nem nagyon tud áldozni arra, hogy rendszeresen tűzoltkészüléket vásároljon, vagy mérnöki szolgáltatásokat vegyen ígénybe.
Abszolút érthető, ha ezek a vállalkozók előbb költenek inkább a napi megélhetésre. Ezek a költségek a piac nagyobb szereplőinek is nagyon megterhelik a pénztárcájukat, hiszen el lehet képzelni, hogy egy 20 vagy akár 100 irodával rendelkező hálózatnak a tűzvédelem nem egy kis költség szumma tételben.
Ebben a tekintetben szerintem vannak a szakmán belül hiányosságok, de én nem tudok arról, hogy nálunk lett volna már ilyen vizsgálat.
Mindenesetre érdemes ezeknek az a hatósági elvárásoknak is megfelelni.
Mit javasol az ingatlanközvetítő irodáknak, hogyan készüljenek fel egy hatóssági ellenőrzésre, azon kívül persze, hogy szabályosan alkalmazzák a munkatársakat?
Balla Ákos (Balla Ingatlanhálózat): Én azt gondolom, hogy ha szabályosan alkalmazza az embereket egy iroda, akkor is be kell arra tanítani a kollégákat, hogy kit kell hívni egy NAV vizsgálat során például. Akárhogy is, de egy NAV vizsgálat az mindig egy sokk, mert senki nem találkozik szívesen a hatóságokkal, ugyanakkor a kollégának meg kell neveznie, hogy ki a cégvezető, ki a könyvelő, illetve ki az, akire neki hivatkoznia kell.
Eszébe ne jusson senkinek elszaladni, hazudni, vagy egyebek, erre inkább ne legyen ok. Kiskereskedelmi egységeknél szokott az lenni, hogy felvesznek egy kislányt próbanapra, aztán bejön a NAV, és ő elszalad a hátsó kijáraton, mert ugye nincs bejelentve. Ilyen helyzetek remélhetőleg az ingatlanközvetítő irodáknál elképzelhetetlenek.
Gyorsítja tehát a folyamatokat, ha a kolléga el van látva arról információkkal - kvázi protokoll jelleggel -, hogy kit kell hívni, és egyből meg tudja nevezni az illetékes vezetőjét , a könyvelőt, vagy bárkit, aki segít a vizsgálat mihamarabbi lefolytatásában. Illetve ahogy már említettem az is fontos, hogy helyben ott legyen a kollága munkaszerződése, és minden olyan dokumentum, amiből dolgozni tud az ellenőr.
Ez olyan, mint a közúti ellenőrzés; ha nem vagyunk ittasak, és rendben vannak a papírjaink is, akkor a rendőrök sem szokták kipakoltatni velünk az elsősegély dobozt vagy az elakadásjelző háromszöget. Általában ha a NAV ellenőrök is mindent rendben találnak az elején, akkor nem kezdenek el tovább vizsgálódni, és az egész eljárás nem tart tovább 10 percnél.
Köszönjük Ákosnak a kimerítő válaszokat, melyek reményeink szerint sok tanulsággal szolgáltak minden ingatlanközvetítő kolléga számára.
A Balla Ingatlanhálózat tulajdonosa által elmondottakból is látszik, hogy a napi munkánkon kívül is mennyi feladat és kötelezettség hárul az ingatlanosokra, amelyekkel jó tisztában lenni és megtenni a szükséges megelőző lépéseket, ha nem akarunk súlyos pénzeket fizetni egy ellenőrzés után.
Szerző: Máté Péter
Kommentek